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公開日 作成日： 2024年5月10日
執筆者 Yuta Yamada
「社外秘」とは、企業が外部に漏れると競争上の不利益や損害を受ける恐れがある情報を指し、社外に流出させてはいけない機密情報のことを指します。
しかしながら、近年サイバー攻撃の発展や、内部脅威などによって、社外秘である機密情報が漏洩してしまう事例も見かけられます。
そこで、このブログでは、社外秘が漏洩する主な原因を見ながら、企業の社外秘を守る方法をご紹介します。
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社外秘とは？
「社外秘」とは、企業が外部に漏れると競争上の不利益や損害を受ける恐れがある情報を指し、社外に流出させてはいけない機密情報のことを指します。
社外秘の種類とは
社外秘の種類としては、主に以下のようなものが挙げられます。
契約書類
事業パートナーやクライアント、供給業者との間で交わされる契約書や合意書。これらは取引条件、価格、専用の条項など、ビジネス上の重要な情報を含んでおり、その漏洩は直接的な損害をもたらす可能性があります。
顧客情報
顧客名、連絡先、購買履歴、支払い情報、顧客のニーズや要望など、顧客に関連する様々なデータを含みます。顧客情報の漏洩は、顧客の信頼を損ね、法的な問題（プライバシー侵害訴訟など）につながるリスクがあります。
組織の財務情報
未公開の財務報告、予算計画、収益予測、投資計画など、会社の財政状態に関する詳細です。これらの情報は投資家や株価に直接影響を及ぼすため、非常に慎重に扱う必要性があります。
技術情報
新しい技術、製造プロセス、研究開発に関するデータ、ソフトウェアソースコード、特許申請中の発明など、技術的な詳細が含まれます。この情報が漏洩すると、その技術を競合他社に真似されることにより、企業の技術的優位性が損なわれる可能性があります。
各種社内用のマニュアル
製品の取扱説明書、内部作業手順、安全プロトコル、インシデント対応計画など、特定の業務や製品に関連する詳細な指示とガイドラインなどを含みます。
これらのマニュアルが外部に流出すると、企業のオペレーショナルな秘密が露呈し、模倣やセキュリティリスクの原因となり得ます。
社外秘と社内秘の違いとは？
社外秘と社内秘の違いは、機密情報の社内の公開範囲にあります。
社外秘は企業全体で共有されることがあるが、外部には絶対に漏れてはならない情報です。そのため、社外秘は社員であればほぼ全員が閲覧することができる情報のことを指します。
対して、社内秘は企業内でも限られた人々のみがアクセス可能で、さらに厳格な情報管理が求められます。そのため、企業や組織内の重要な機密情報は、アクセス権限をしっかり管理することが重要になります。
社外秘を守ることの重要性
社外秘情報を守ることの重要性は非常に高く、企業の経営安定、競争力維持、そして顧客やビジネスパートナーとの信頼関係保持に直接関わっています。
例えば、社外秘の情報が漏洩するだけで以下のような影響を受ける可能性があります。
・競争力の喪失
・顧客の信頼喪失
・法的責任と罰金
・株価の下落
・事業パートナーとの関係悪化
このような影響を受ける可能性があるため、社外秘情報の保護は、これらのリスクを回避し、企業の健全な運営を維持するために非常に重要です。情報が外部に漏れることによるダメージは一度発生すると、回復するのが困難または不可能な場合が多く、企業の評判や財務状態に長期的なビジネスに悪影響を与える可能性があります。
社外秘が漏洩する主な原因
社外秘情報が漏洩する原因は多岐にわたりますが、主に以下の三つに分けてご紹介します。
従業員による意図的な漏洩
従業員による意図的な情報漏洩は、企業にとって深刻なセキュリティリスクをもたらします。このような漏洩は、従業員が個人的な利益を追求するため、または企業に対する不満から、意図的に機密情報を外部に公開する行為です。従業員が競合他社への転職を考えている場合や、個人的な恨みを抱えている場合に見られがちです。このタイプの漏洩は、企業の信頼性や市場での立場に甚大な損害を与える可能性があります。
従業員による人的ミス
人的ミスによる情報漏洩は、意図的でないものの、同じくらい深刻な問題を引き起こすことがあります。例えば、従業員が誤って機密文書を外部の人物にメールで送信する、または重要なファイルを公共の場所での閲覧に使用するなどが含まれます。これらのミスは、特に教育や意識の不足が原因で発生することが多く、定期的なトレーニングと厳格なプロトコルの実施が必要です。
セキュリティ侵害
セキュリティ侵害は、ハッカーやサイバー犯罪者による攻撃が原因で情報が漏洩するケースです。これには、マルウェアの感染、フィッシング攻撃、あるいはランサムウェア攻撃などが含まれます。これらの攻撃はしばしば高度に計画されており、企業の防御システムを巧みに回避して機密情報を盗み出すことがあります。
組織の社外秘を守る方法
企業が社外秘情報を守るためには、効果的なセキュリティ対策と従業員の意識向上が不可欠です。
ここでは、組織の社外秘を情報漏洩のリスクから守るための方法をご紹介します。
パスワードマネージャーでクレデンシャルを安全に管理する
パスワードやその他のログイン情報は、組織の中でも重要な社外秘の機密情報を保管していることが多いためとても重要になります。
パスワードマネージャーを使用することで、従業員は強力で複雑なパスワードを自動生成し、安全に管理することができます。
これにより、パスワードの使い回しや簡単に推測されるパスワードの使用を防ぐことができ、データ漏洩やデータ侵害のリスクを減らします。
社外秘文書の取り扱いルールを策定する
社外秘に分類される文書やデータに対しては、明確な取り扱いルールを設定し、全従業員がそのルールに従うことが必要です。これには、文書の分類、アクセス権限の設定、保存方法、廃棄プロセスなどが含まれます。
例えば、機密性の高い文書は特定の暗号化されたデジタルストレージに保存し、非公開を徹底します。
また、物理的な紙の場合は、使用後の機密文書はシュレッダーで細断するなどの物理的な保護措置も重要です。
組織内で最小権限の実施
「最小権限の原則」とは、従業員にその職務遂行に必要最小限の情報アクセス権を与えるというものです。これにより、不要な情報へのアクセスを防ぎ、情報漏洩のリスクを低減します。各従業員のアクセス権は定期的に見直し、プロジェクトの変更や職務の移動があった際には迅速に更新することが重要です。
従業員の教育
従業員はサイバー攻撃で狙われやすく、最前線に立っているため、定期的なサイバーセキュリティに関する教育とトレーニングが不可欠です。
教育プログラムでは、社外秘情報の重要性、適切な取り扱い方法、見分け方、そして潜在的なサイバー攻撃やフィッシング詐欺から身を守る方法などを教育します。
従業員が情報保護の最新のサイバーセキュリティのベストプラクティスを理解し、日常業務に取り入れることで、組織全体のセキュリティが向上します。
一部ですが、従業員にトレーニングさせるべき事項には、以下のものがあります。
- ソフトウェアとデバイスを常に最新の状態に保つ
- ソーシャルエンジニアリングの兆候に注意する
- 一方的に送られてくるリンクや添付ファイルをクリックしない
- 怪しいウェブサイトへのアクセスを避ける
- 未承認のソフトウェアをダウンロードしない
まとめ：Keeperで社外秘情報が漏洩しないよう保護しよう
社外秘情報の保護は、どんな企業にとっても避けて通れない重要な課題です。情報漏洩は、企業の評判損失、顧客の信頼喪失、そして法的責任につながる可能性があります。日々進化するサイバー脅威の中で、効果的なセキュリティ対策を講じることは企業の持続可能性を保つ上で欠かせません。
情報を安全に保つための最も基本的で効果的な方法の一つが、パスワードマネージャーでのクレデンシャル管理です。
パスワードマネージャーは、複雑でユニークなパスワードの生成、保管、そして適用を自動化することで、アクセスセキュリティを大幅に強化します。特に、業界をリードするKeeperのようなパスワードマネージャーは、個々の従業員が情報を安全に管理する手助けをしてくれるだけでなく、企業全体のセキュリティフレームワークを向上させることができます。
社外秘情報の保護に真剣に取り組む企業であれば、パスワードマネージャーの導入を検討することは、リスクを管理し、未来への投資にもなるでしょう。
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